QuickBooks-alternativ: Er ERP riktig for din produksjonsvirksomhet?

Situasjonen: Din lille produksjonsbedrift har fungert ganske bra på QuickBooks-programvare for å håndtere de grunnleggende regnskapsbehovene du har hatt for å etablere deg. Hele tiden har du jobbet hardt for å bestemme ditt konkurransefortrinn og bygge et verdiforslag – og en kundebase – som sier at du kommer til å bli en av de heldige som klarer det!

Ifølge den amerikanske foreningen for småbedrifter overlever 80 % av små bedrifter sitt første år, men tallet faller til omtrent 50 % overlevelsesrate etter fem år .

Hvis du er på et punkt der du står overfor typiske produksjonsutfordringer og vokser ut av QuickBooks , leser du dette for å finne ut hvordan du kan ta virksomheten din til neste nivå ved å ta smarte teknologivalg.

Problemet

Strategier for bedriftsteknologi har vært fastlåst i en lineær progresjonssyklus i over 30 år siden Intuit grunnla QuickBooks' forgjenger Quicken i 1983.

Den forhåndsprogrammerte utviklingssyklusen for små bedrifter er...

1. Først, start med QuickBooks.
2. Deretter skal du kjøpe en «liten» ERP-løsning (Enterprise Resource Planning), og
3. Til slutt, når (hvis) du er på vei mot stjernestatus i storbedrifter, må du flytte fra den lette (sannsynligvis uskalerbare) ERP-løsningen til en av de største ERP-gigantene i milliardinntektsklubben.
   
   

Suksessen din vil bli ledsaget av den rene spenningen (ikke!) ved å tømme lommene og dumpe den dyrebare fortjenesten din i ERP-kontrakter verdt flere millioner dollar på dette tidspunktet!

Men hva om ERP ikke er riktig for din lille bedrift?

Hva om det er for dyrt, for vanskelig å implementere, vil ta for mye av tiden din, eller du rett og slett ikke trenger all den teknologien for å komme dit du vil eller gjøre det du vil at bedriften din skal gjøre i overskuelig fremtid?  

Du er ikke alene om den tankegangen, men det finnes ikke mange artikler som forteller deg hvordan du kan avvike fra en forhåndsskrevet, proforma ERP-progresjonsstrategi. Et raskt Google-søk på hvordan du kan gjenkjenne om du har vokst ut av QuickBooks og/eller hva du skal gjøre med det, sender deg til flere dusin søkemotoroptimaliserte artikler som sporer deg til – du gjettet riktig – ERP-leverandører.

De vil be deg om å fylle ut skjemaer for å laste ned det som ser ut som utdanningsorienterte hvitbøker, men som i virkeligheten er enkle mekanismer for å samle inn kontaktinformasjonen din for salgsteamet deres. 

Les riktig handlingstidspunkt

Bedriftseiere får flere signaler når QuickBooks ikke lenger er nok for dem. Etter hvert som en produksjonsbedrift vokser, kan de grunnleggende økonomistyringsfunksjonene som gjør QuickBooks så enkelt og/eller praktisk for de fleste oppstartsbedrifter, uttømme rullebanen deres av hverdagslige årsaker, for eksempel:

• Trenger lagerstyring og sporing på tvers av flere salgskanaler
• Krever evne til å selge og sende produkter til kunder på en effektiv måte
• Analyser salg etter lokasjon, ordrestørrelse, tidligere bestillinger, bransje og/eller land
• Forbedringer av etterspørselsprosesser innen mottak, plukking, pakking og forsendelse
• Mangel på lagerstyring
• Kan ikke koordinere med tredjeparts logistikkselskaper
• Støtte for eksterne brukere
  
  

Og denne hverdagslisten tar ikke engang hensyn til mer presserende, potensielt forretningskompromitterende behov, som for eksempel:   

• Volum- og revisjonsbaserte salgsordrer og strekkodeskanning
• Mandater for samsvar i bransjen
• Kvalitetskontroll og/eller prosesskonsistenskontroll
• Uholdbare, utvokste flerbrukerfiler som i beste fall kan skape feil informasjon, eller i verste fall datakorrupsjon, via dobbeltinntasting og tastefeil
  
  

Hvis noen, eller alle, av disse gjelder dine nåværende behov, er smerten reell, og du må gjøre NOE. Men hvordan går du frem med en strategi for å tenke utenfor boksen om dine neste steg?

Slik vurderer du (og potensielt unngår) en ERP Auto-Pilot-bevegelse

Så, hvis QuickBooks ikke støtter veksten i produksjonsbedriften din, hva kan du gjøre nå i stedet for å automatisk gå over til en kostbar og kompleks ERP-løsning?

Svaret er å gjøre forhåndsleksen din (og seriøs selvransakelse av bedriftsvekst) om hva du virkelig ønsker, trenger og kan leve med og uten. Her er fem pragmatiske trinn for å ta det riktige valget for bedriften din:

1. VURDER: Evaluer nøyaktig hva du trenger – og ikke mer enn det
2. PRIORITERING: Bestem prioriteringsrekkefølgen for å imøtekomme disse behovene og den nødvendige tidsplanen; dette vil være din veikart
3. SØK FLEKSIBILITET: Sørg for at utvalgskriteriene og det endelige valget er fleksible nok til å støtte den uventede og rimelige veksten innenfor forretningsprognosene dine
4. BUDSJETT: Kjenn budsjettet ditt, vær realistisk om hva du kan få for det du har råd til, OG HOLD DEG STADIG TIL DET
5. FORPLIKTELSE (MED GRENSER): Utnevn en dedikert person (eller et lite team) til å gjennomgå alle alternativene for å få AKKURAT DET DU TRENGER for å beskytte deg mot tre (3) dødelige utfall:
   1. Ikke oversolgt
   2. Fotsleping ved utplassering, og
   3. Fryktet «scope creep», der dine opprinnelige prioriteringer blir overveldet av tilleggs-«kjekt å ha» som spiser opp mennesker, tid og penger
      
      

Husk at det til syvende og sist er DU som bestemmer, og det som har gjort at din lille bedrift har slått oddsen for bærekraft, er at du fulgte den minst brukte veien.

Vurder alle markedsmulighetene dine for å få akkurat det småbedriften din trenger, og se etter nye kunngjøringer fra leverandører av teknologiløsninger som virkelig forstår behovet ditt for en mer pragmatisk og sammensatt tilnærming for å gi deg verken mer eller mindre enn det bedriften din egentlig trenger.

Hvis bedriften din faktisk er klar for en ERP-implementering, vil kravlisten din fortelle deg det. Og hvis den lille bedriften din opplever vekst og du ønsker å skalere, er det definitivt på tide å snakke om ERP. Men hvis du har begrensede ressurser og ønsker å velge løsninger med sikkerhet, må du tenke utenfor boksen. Nye alternativer i en «less is more»-stil finnes i markedet for produksjonsteknologi – og de kan være akkurat riktige for bedriften din.

Snakk med en av våre eksperter i dag for å se om en ERP-implementering er det smarte neste steget for din bedrift. Klikk her for å avtale en en-til-en-demo.