¿Qué es la gestión de existencias?
La gestión de existencias es un aspecto fundamental de las estrategias eficaces de gestión de la cadena de suministro, que implica la supervisión de los activos no capitalizados y los artículos en stock. Este proceso garantiza que se mantenga la cantidad y la calidad adecuadas de las existencias para satisfacer las necesidades de la empresa, al tiempo que se minimizan los costes de almacenamiento y mantenimiento. Comprende el seguimiento, el control y la gestión de las mercancías desde los fabricantes hasta los almacenes y desde estas instalaciones hasta el punto de venta, incorporando a menudo principios de gestión de existencias «lean».
Si gestionas mejor tu stock, gestionarás mejor tu dinero. Una mala gestión del stock hace que se inmovilice demasiado dinero en existencias innecesarias o que los clientes queden insatisfechos y molestos por las entregas fallidas.
Estrategia frente a tácticas de gestión de existencias
Comprender la diferencia entre estrategia y táctica es fundamental para una gestión eficaz del inventario. La estrategia se refiere a los objetivos más amplios y a largo plazo que marcan el rumbo de una organización, y suele abarcar las estrategias de distribución en la gestión de la cadena de suministro y la estrategia global de gestión de la cadena de suministro. Por el contrario, las tácticas son acciones o enfoques específicos a corto plazo que se utilizan para alcanzar dichos objetivos estratégicos, como la implantación de un sistema de códigos de barras para el inventario o la elección del sistema ERP adecuado para la fabricación.
Estrategias de gestión de existencias
Navegar por el complejo terreno de la gestión de existencias requiere la aplicación de estrategias cuidadosamente seleccionadas. Cada una de las estrategias que aquí se presentan se ajusta a preferencias operativas y entornos de mercado específicos, lo que influye en la producción, el almacenamiento y la distribución de las existencias.
Estrategia de promoción
La estrategia «push», en el ámbito de la gestión de existencias, es una metodología con visión de futuro que basa la producción en la demanda prevista. Las empresas aplican esta estrategia fabricando y almacenando productos por adelantado, basándose en las previsiones de demanda para establecer los calendarios de producción. Este enfoque proactivo garantiza un flujo constante de productos listos para su envío, lo que permite atender eficazmente a los mercados con patrones de consumo predecibles.
Sin embargo, la estrategia «push» no está exenta de posibles inconvenientes. Aunque da buenos resultados en un mercado predecible, las imprecisiones en la previsión de la demanda pueden provocar costosos excesos de existencias o, por el contrario, escasez de existencias. La eficacia de esta estrategia depende en gran medida de la precisión de los modelos de predicción de la demanda y de la comprensión del comportamiento de los consumidores.
Estrategia de «pull»
La estrategia «pull» es la opuesta a la estrategia «push». En este caso, la producción se rige por la demanda real de los clientes, en lugar de por la prevista. Esto significa que las empresas solo fabrican productos cuando se ha recibido un pedido, lo que elimina de forma efectiva el riesgo de un exceso de existencias.
A pesar de sus ventajas, la estrategia «pull» requiere un proceso de producción muy ágil y con gran capacidad de respuesta. Si la demanda de los clientes aumenta repentinamente, la empresa debe ser capaz de incrementar rápidamente la producción para evitar retrasos en las entregas. Por lo tanto, aunque esta estrategia minimiza los costes de mantenimiento de existencias, requiere un marco operativo muy flexible para responder de forma eficaz a las variaciones de la demanda.
Estrategia «justo a tiempo»
La estrategia «Just in Time» (JIT) es un enfoque híbrido que combina aspectos tanto de las estrategias «push» como de las «pull». La estrategia JIT se basa en los principios de la gestión «lean» de inventarios y tiene como objetivo reducir el desperdicio mediante la sincronización de los calendarios de producción con la demanda real, garantizando así que los productos se fabriquen exactamente cuando se necesitan.
Aunque el sistema JIT ofrece varias ventajas, como la reducción de los costes de inventario y una mayor eficiencia, también plantea ciertos retos. Requiere una previsión de la demanda muy precisa y una cadena de suministro que funcione a la perfección, ya que cualquier retraso en la producción o la entrega puede provocar importantes trastornos. Además, el enfoque JIT deja poco margen para el error o para cambios inesperados en la demanda, lo que lo convierte en una opción menos adecuada para mercados propensos a la volatilidad o la imprevisibilidad.
Estrategias de gestión de existencias
Si bien las estrategias marcan la dirección general de la gestión de existencias, las tácticas son las acciones cotidianas que dan vida a dichas estrategias. Estas decisiones tácticas giran en torno a prácticas y herramientas específicas que optimizan las operaciones y contribuyen al objetivo general de una gestión eficaz de las existencias.
Obtener y mantener un inventario preciso
Mantener registros precisos del inventario es un aspecto fundamental de la gestión de existencias. Las pequeñas empresas pueden gestionarlo inicialmente de forma visual, pero a medida que las operaciones se amplían, surge la necesidad de adoptar un enfoque más sofisticado. La centralización de los datos en un sistema ERP se convierte en algo esencial, ya que ofrece no solo un seguimiento preciso del inventario, sino también la integración con otros procesos empresariales. Las ventajas del ERP en la gestión de la cadena de suministro incluyen actualizaciones del inventario en tiempo real, la reducción de los errores humanos y una mayor eficiencia operativa.
Seguimiento y gestión de las fechas de caducidad
La gestión de las fechas de caducidad es una cuestión fundamental, sobre todo para las empresas que trabajan con productos perecederos. El stock caducado supone un coste significativo y puede provocar una pérdida de ventas y un posible daño a la reputación de la marca. La aplicación de prácticas como «primero en caducar, primero en salir» (FEFO) y «primero en entrar, primero en salir» (FIFO) puede ayudar a gestionar y reducir el riesgo de que el stock caduque. Asegurarse de que el personal sepa qué productos debe recoger y de dónde debe hacerlo contribuye a garantizar que no se malgaste dinero en existencias que se estropean demasiado pronto.
Mejora la visibilidad en el almacén con escáneres
Mejorar la visibilidad del almacén es otra táctica esencial en la gestión de existencias. La implantación de un sistema de gestión mediante códigos de barras puede mejorar drásticamente la rapidez y la precisión del seguimiento de las existencias. Los sistemas de códigos de barras para existencias permiten identificar, localizar y realizar un seguimiento inmediatos de los artículos en stock, lo que ofrece una visión en tiempo real de los niveles de existencias y contribuye a una gestión eficiente de las operaciones del almacén. A su vez, un sistema ERP puede orientar las operaciones de preparación de pedidos y embalaje del personal en función de los planes de producción y envío diarios.
Automatizar la planificación de la demanda
La automatización de la planificación de la demanda supone un paso adelante hacia la consecución de un inventario optimizado. Esto implica el uso de sistemas ERP avanzados, análisis predictivo e inteligencia artificial para anticipar la demanda futura basándose en datos históricos y tendencias de mercado. La planificación automatizada de la demanda no solo mejora la precisión de las previsiones, sino que también permite la reposición oportuna de existencias y reduce las situaciones de falta de stock o exceso de existencias.
Establecer puntos de reposición
Establecer puntos de reabastecimiento es un enfoque práctico para garantizar la disponibilidad de existencias y minimizar al mismo tiempo los costes de almacenamiento. Esto implica determinar un umbral a partir del cual se debe realizar un nuevo pedido, teniendo en cuenta factores como el plazo de entrega, la tasa de demanda y el stock de seguridad. Los puntos de reabastecimiento actúan como un desencadenante para la reposición, lo que garantiza un suministro constante de existencias y se ajusta a la estrategia «justo a tiempo» en la gestión de la cadena de suministro.
Gestión de existencias
La gestión de existencias sigue siendo una pieza clave para el éxito de las operaciones de la cadena de suministro. Mediante el uso de enfoques estratégicos y medidas tácticas, las empresas pueden mejorar la eficiencia, reducir costes y satisfacer las demandas de los clientes de forma eficaz. Recuerde que no existe una estrategia o táctica única que sirva para todos los casos; por el contrario, el enfoque óptimo de gestión de inventario varía en función del tamaño de la empresa, el sector y las necesidades operativas específicas. Se trata de encontrar la combinación adecuada de estrategias «push» y «pull», incorporando principios de gestión de inventario «lean» y aprovechando el potencial de herramientas modernas como los sistemas ERP y los lectores de códigos de barras.
El mundo de la gestión de existencias está en constante evolución, y cada poco surgen nuevas estrategias, tecnologías y buenas prácticas. Mantenerse informado es fundamental para conservar una ventaja competitiva. Para estar al día de las últimas tendencias y conocimientos sobre gestión de existencias y estrategia de la cadena de suministro, suscríbete a nuestro boletín. Te enviamos contenido de gran valor directamente a tu bandeja de entrada, lo que te ayudará a ir un paso por delante en este sector tan dinámico. Acompáñanos en este viaje.
